Крос-функціональна АТС: як інтегрувати телефонію між відділами компанії

У сьогоднішньому бізнес-середовищі, де успіх залежить від швидкості та якості обслуговування клієнтів, проблеми в комунікації можуть призвести до зменшення доходу. За даними досліджень Harvard Business Review, 42% клієнтів залишають компанії через поганий досвід у спілкуванні. А компанії із традиційною АТС постійно зіштовхуються з безліччю проблем в обслуговуванні: відділи працюють «в різних світах», користувачі змушені повторювати свої проблеми, запити губляться, — і врешті-решт незадоволені потенційні клієнти просто йдуть до конкурентів.

Саме тому бізнес потребує віртуальної АТС https://ringostat.com/uk/virtual-pbx/ — сучасного рішення для інтеграції телефонії між відділами, яке покращує зовнішню та внутрішню комунікацію.

Переваги інтеграції телефонії між відділами

Крос-функціональна АТС об’єднує всі відділи компанії в єдину телефонну мережу, допомагаючи ефективно комунікувати як з клієнтами, так і між собою. За даними McKinsey, використання хмарної телефонії економить до 30% витрат на комунікації та підвищує продуктивність персоналу на 25-35%. Ось приклад переваг віртуальної телефонії для різних департаментів бізнесу.

Безкоштовний внутрішній зв’язок для співробітників 

Використовуючи хмарну АТС, можна під’єднати віртуальні номери — дзвінки на які є безкоштовними в рамках однієї телефонної системи. Працівники зможуть вільно спілкуватися один з одним, не обмежуючись бюджетом на комунікації.

Інтерактивне голосове меню (IVR)

IVR автоматизує обробку вхідних звернень, пропонуючи натиснути відповідний номер потрібного відділу. Це дозволяє співробітникам департаментів займатися тільки тими питаннями, за які вони відповідають.

Переадресація викликів

Допомагає не втрачати клієнтські дзвінки та рівномірно розподіляти навантаження між співробітниками. Ringostat дозволяє обрати різні сценарії переадресації залежно від потреб бізнесу. Наприклад, якщо налаштовано паралельну, виклик одночасно надходитиме на усіх менеджерів — відповість той, хто першим завершить попередню розмову. Чи працівник, який вже був вільним на момент надходження дзвінка. Таким чином, клієнти не почують у відповідь гудки чи прохання передзвонити, а співробітники будуть в рівних умовах.

Створення ефективного зв’язку між відділами через АТС

Для ефективної роботи компанії дуже важливо, щоб всі відділи працювали злагоджено та мали оперативний доступ до інформації. Особливо, якщо це виробництво, де треба чітко розрахувати кількість сировини, об’єм виробничих потужностей та інше. Інтеграція віртуальної АТС Ringostat з ERP-системами пришвидшує передачу даних між різними департаментами — що позитивно впливає на лояльність клієнтів та дохід компанії. Щоб було більш зрозуміло, розгляньмо на прикладі. 

Покупець звернувся з проханням змінити термін доставки та збільшити кількість товару в замовленні. Після налаштування інтеграції систем, менеджер зможе одразу внести ці зміни в ERP під час телефонної розмови — а система автоматично проаналізує оновлену інформацію та передасть її в виробничі та складські модулі. Результат? Клієнт вчасно отримає необхідну йому кількість товару та, маючи позитивний досвід, скоріш за все повторно звернеться. Без інтеграції систем увесь процес: від отримання оновлень від клієнта до внесення їх в систему, міг зайняти не одну годину — і інші відділи не встигли б зарезервувати виробничі потужності та відвантажити необхідну кількість сировини.

Інтеграція АТС з різними системами

Віртуальна АТС Ringostat легко інтегрується не тільки з ERP, а й з CRM-системами як HubSpot, Salesforce, Zoho та іншими, що створює єдине робоче середовище. Платформа пропонує понад 30 готових рішень для інтеграцій з CRM — а якщо потрібної системи немає в списку, то можливо налаштувати синхронізацію за допомогою API та Webhooks.

Що саме дає інтеграція систем:

• автоматичне додавання інформації про дзвінок у картку клієнта в CRM, включаючи записи розмов;
• можливість бачити ім’я користувача ще до підняття слухавки;
• автоматичне створення контактів та угод тощо.

Централізоване збереження даних дозволяє побудувати предметну розмову незалежно від того, скільки відділів комунікує з клієнтом. А інформація про ім'я допоможе відразу справити на клієнта позитивне враження. 

Кроки для впровадження крос-функціональної АТС у компанії

Ось декілька кроків для налаштування крос-функціональної АТС:

• оберіть віртуальну АТС з необхідними функціями та можливістю інтегрувати з CRM і ERP, наприклад, Ringostat;
• налаштуйте маршрутизацію дзвінків: переадресацію, IVR;
• інтегруйте АТС із CRM- і ERP-системами вашої компанії.

Віртуальну АТС Ringostat гнучка та підлаштовується під будь-який бізнес, незалежно від галузі та розмірів. Для налаштувань функцій та інструментів платформа пропонує зручні інструкції та допомогу техпідтримки, яка відповідає протягом 2 хвилин. 

Підсумовуючи, крос-функціональна АТС — це рішення для бізнесу, який цінує злагоджену роботу відділів та ефективні як внутрішні комунікації, так і зовнішні з клієнтами. Завдяки інтеграції систем і централізованому збереженню даних усі департаменту працюють як злагоджений механізм, який швидко адаптується до змін.